ASPEK HUKUM KEARSIPAN

PENGERTIAN ARSIP DAN HUKUM

A. Arsip

Secara yuridis formal definis tentang arsip tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menyebutkan bahwa arsip adalah "Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media seusai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara".

Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa arsip memiliki ciri-ciri :

1. Naskah, dapat diartikan sebagai catatan, tulisan, rekaman (records) dan lain-lain.

2. Dibuat dan diterima, menggambarkan adanya suatu hubungan timbal balik/ transaksional antara para pihak yang beraktifitas.

3. Arsip tercipta dari adanya suatu kegiatan, dilakukan oleh siapapun baik oleh pemerintah, swasta maupun perorangan.

4. Media pencatatan/ perekamannya dapat berupa apapun/ dalam corak apapun.

Dalam dunia Kearsipan berdasarkan fisiknya arsip dikelompokan menjadi 4 (empat), yaitu :

1. Arsip Tekstual (Konvensional) adalah informasi dalam bentuk teks, yang biasanya direkam pada kertas, yang bisa dibaca tanpa bantuan alat/ mesin. Misalnya: sertifikat, surat pernyataan, surat keputusan, buku besar, kwitansi, dsb.

2. Arsip Pandang Dengar (audio-visual) adalah informasi atau arsip yang biasa dipandang dan didengar. Dalam beberapa literatur arsip ini dikenal juga dengan arsip audio visual. Arsip audio visual dikelompokan menjadi 3 yaitu :

a. Gambar statik (still image) berupa foto, slide.

b. Citra bergerak (moving images) berupa film atau video;

 c. Rekaman suara (sound recording)

3. Arsip Kartografik dan Kearsiktekturan adalah informasi dalam bentuk peta, chart, denah bangunan, teknisi, gambar dan sebagainya.

4.  Arsip Komputer adalah informasi yang diciptakan dengan menggunakan computer yang direkam dalam media magnetic maupun media optikal, seperti : harddisk, floppy disk, cd room dan sebagainya. Arsip computer ini sering disebut arsip bacaan mesin (machine readable records).

B. Hukum

Hukum dibentuk berdasarkan suatu norma yang  bersifat mengatur, berupa perintah atau larangan. Seperti yang dikatakan Apeldoorn dalam bukunya “Pengantar Ilmu Hukum” 2001 bahwa hukum terdiri  atas peraturan-peraturan tingkah laku atau kaidah-kaidah, jadi atas peraturan perbuatan manusia, atas suruhan dan larangan. Jadi norma ini biasa mengandung muatan tentang hak, kewajiban dan upaya pemaksa terhadap pelanggaran atas pelaksanaannya. Pada umumnya norma hokum didefinisikan sebagai aturan bagi hubungan lahiriah manusia yang dalam hal ini tidak dipenuhinya aturan tersebvut dikenakan paksaan atau hukuman. Ciri-ciri norma adalah mengatur, ada karena diciptkan, pemaksaan atas pelaksanaanya dilakukan oleh pmegang kekuasaan yang sah. Sedangkan tujuan dibentuknya gukum adalah untuk mencapai kemakmuran seluruh rakyat.

Dilihat dari isi/ materi pengaturannya, hukum dibedakan menjadi dua yaitu hukum public dan hukum privat. Hukum public adalah hukum yang mengatur hubungan antara perlengakapan Negara dengan Negara atau antara Negara dan warga Negara. Sedangkan hukum privat adalah hukum yang mengatur orang  dengan orang (warga Negara).

C. Aspek Hukum kearsipan

Apabila dipertemukan dua permasalahan dua arsip disatu sisi dengan hukum disisi lain, maka membahas aspek hukum kearsipan kurang lebih adalah membahas suatu norma yang mengatur segal hal ihwal tentang arsip. Ruang lingkup pembahasannya meliputi dalam diri arsip itu sendiri dengan berbagi sifat dan konsekuensi yang melingkupinya, serta norma-norma pengaturan apa yang terkait dengan cara-cara memperlakukan arsip sebagai sesuatu yang bernilai.

Terhadap arsip itu sendiri, tinjauan dari aspek hukum yang perlu dibahas antara lain adalah:

Sifat informasi yang terkandung dalam arsip, sering mengemuka adlah permasalahan kerahasiaan arsip, yang antara lain meliputi : arsip yang diklasifikasikan;

1.      Rahasia, tingkat kerahasiaannya, cara mengakses pengelola arsip yang dirahasikan, serta sanski hukum terhadap pelanggaran yang ada.

2.      Kekuatan arsip sebagai alat bukti, membahas tentang pemanfaatan arsip sebagai alat untuk membuktikan adanya suatu kegiatan secara benar;

3.      Alih media, meliputi pemilihan arsip yang dialimediahkan, bagamina proses alih media (secara yuridis) dan bagaimana arsip yang dialimediakan.

4.      Pemusnahan dan penyerahan arsip.

Sumber :Seri bahan Pengajaran

Diklat Arsiparis Tingkat Ahli

ANRI
2015

repost by DE