Memilih
peralatan dan perlengkapan filing Arsip merupakan dasar dari kesuksesan dalam
penyimpanan dan penemuan kembali Arsip. Peralatan filing (filling equipment)
merupakan perangkat keras (seperti :
Filing cabinet, rak arsip, almari arsip) yang digunakan untuk menyimpan Arsip. Perlengkapan Arsip (supplies) merupakan perangkat lunak pendukung tersimpannya arsip atktif,
seperti : Folder, guide, Kartu indeks, kode label, dsb.
A. PERALATAN
Sebelum
menilai untuk mempertimbangkan peralatan yang akan dipilih sebaiknya dikumpulkan
informasi sebagai berikut :
1). Tipe
arsip yang disimpan. Jenis kertas atau non kertas atau kedua-duanya. Misalnya :
kertas A4, Mikrofilm, Audio visual, print out computer, media optic, magnetic. Apakah
arisp yang disimpan hanya kertas, atau bentuk lain utau arsip berkaitan dalam
bentuk yang bermacam-macam (kertas dengan disket, audio visual, dsb). Yang disebut
terakhir apakah akan disimpan dalam tempat yang sama atau secara terpisah (?)
2). Seberapa cepat
arsip dapat diakses, apakah seri arsip yang satu dengan yang lain berbeda
tingkat aksesnya?
3). Seberapa cepat arsip dapat ditemukan kembali
(tingkat kecepatan dan ketepatan retrieval)?
4). Kemungkinan arsip dipindah tempat lain dalam
suatu organisasi, dan jika ya, apakah peraltan itu cocok atau perlatan yang ada
dengan mudah dipindahkan?
5). Persyaratan
keamanan arsip, apakah akses terbatas pada orang tertntu, apakah arsip hanya
disiap sediakan selama jam kerja dan sesudahnya harus diamankan/ disimpan
ditempat yang aman?
6). Faktor lingkungan
harus dipersiapkan, misal : ruangan yang bebas debu, bebas dari ancaman bahaya
lain ?
7). Ruangan yang tersedia untuik peralatan, apakah
ruangan dapat untuk peralatan tertentu missal : rak arsip tingkat?
Jenis-jenis
Perlatan :
a). Mobile
Shelving Units
Dapat digerakan/ digeserkan baik secara
manual maupun elektrik;
b). Rotary
Units adalah peralatan : tempat penyimapan arsip yang dapat diputar, ini
memerlukan ruangan yang lebih sedikit
dari pada Mobile Shelving diatas;
c). Static
Shelving Units
Jika rak dengan keadaan terbuka akan
memudahkan penataan berkas dan penemuan kembali Arsip. Minimum gang yang
diperlukan adalah 800 mm atau 900 mm. Static Shelving Unit dapat untuk
menyimpan arsip secara lateral, menyimpan binders, atau untuk menyimpan arsip
dalam bentuk bermacam-macam.
B. PERLENGKAPAN
Dalam memilih perlengkapan maka kriteria
berikut dapat dipertimbangkan :
1.
Apakah peralatan yang diperlukan siap ketika diperlukan?
2.
Apakah perlengkapan cocok/ sesuai dengan
peralatan yang tersedia?
3.
Apakah kualitas perlengkapan sudah terbukti baik atau belum diketahui?
4.
Apakah peralatan menunjang tingkat
efesiensi system Kearsipan?
5. Bagaimana perbandingan harga perlengkapan
yang satu dengan yang lain, ini berkaitan dengan biaya yang akan
dikeluarkan ?
Perlengkapan dalam pengelolaan Arsip
Aktif yang digunakan antara lain :
a).
Guide
Guide
adalah sekat pembatas, sebagai saran petunjuk dari bagian satu ke bagian lain,
ada tiga macam Guide (Primer, Sekunder,
Tertier)
1). Guide
Primer ; menunjukan bagian utama dalam file, jika Arsip masih sedikit hanya
dipakai guide utama ini untuk membagi arsip dalam beberapa bagian, terletak
pada posisi pertama (sub nya ada paling kiri)
2). Guide
Sekunder; menunjukan sub bagian atau lokasi folder, terletak pada posisi kedua
(tabnya ada ditempat kedua dari pinggir kiri). Menunjukan pada suatu kelompok
yang mempunyai persamaan indeks menunjukan urusan kegiatan, masalah khusus.
3). Guide
Tertier; menunjukan bagian atau lokasi folder terletak pada posisi ketiga
(tabnya ada di tempat ketiga dari pinggi kiri). Menunjukan pada suatu kelompok
yang mempunyai persamaan indeks menunjukan urusan kegaitan, sub masalah khusus.
b). Out Indikator
Out Indikator adalah alat untuk
mengganti arsip yang dipinjam, jenis Out Indikator sebagai berikut :
1). Out Guide mengganti folder yang diambil
(dipinjam) terbuat dari kertas yang agak tebal dengan lebel OUT di Tabnya;
2). Out Sheet : mengganti arsip yang
dipinjam, diletakan di folder dimana arsip itu diambil. Dibuat dengan kertas
biasa, ukuran dan bentuk sama dengan Out Guide.
c). Folder
Folder adalah alat untuk menempatkan/
meletakan arsip aktif, ada tiga macam folder :
1). Folder
Individual : berisi arsip dari satu disposisi paling kanan disusun sesuai urutan
alphabetis/ nomor;
2). Folder
Khusus : berisi arsip yang menunjukan suatu kegiatan khusus, ditempatkan di
posisi dalam pengaturannya. Folder khusus berisi korespondensi yang berkenaan
dengan bagian dari subyek khusus, seperti :
Aplikasi (lamaran), pertama disusun berdasarkan nama koresponden, jika
koresponden mempunyai lebih satu arsip maka selanjutnya diatur berdasarkan
tanggal;
3). Folder
macam-macam : berisi arsip yang bermacam-macam koresponden kemudian diurutkan
berdasar tanggal. Tanggal terbaru ada didepan. Folder ini diletakan paling
belakang ditiap-tiap alphabet/ nomor.
d). Map
Arsip/ File Cover
Map Arsip/ File Cover ada beberapa tipe map tempat penyimpan arsip.
a). Map Gantung/ Hang Map
b). Map Snelhecter
c). Stopmap Folio, dll
diharpakan agar tidak menggunakan map yang dapat membuat lubang pada arsip (terlebih khusus arsip berbahan kertas) karena akan menghilangkan informasi dan merusak arsip yang terdapat didalamnya.
e). Tunjuk
Silang
Tunjuk Silang adalah : catatan yang
menunjukan dimana suatu bahan arsip disimpan, dan ada hubungannya dengan bahan
lain ditempat lain. Ada dua Tunjuk Silang, antara lain :
1). Tunjuk Silang Langsung :
digunakan untuk satu bahan/ arsip yang mengandung informasi lebih dari satu
masalah. Pada umumnya diberi tanda (X)
2). Tunjuk
Silang Tidak Langsung : menunjukan masalah yang satu dengan yang lain saling
menjelaskan/ saling mendukung, pada umumnya diberi tanda (XX).
F). Daftar Isi Berkas
Daftar isi berkas berfungsi untuk mempermudah pencarian dalam satu (1) folder yang berisi banyak berkas sehingga setiap berkas/ Arsip apabila teratur.
Sumber : Seri Bahan Pengajaran
Diklat Arsiparis Tingkat Ahli
ANRI; 2015
Respot by : DE
No comments:
Post a Comment