Tual Sadar Arsip: SOSIALISASI/ PENYULUHAN KEARSIPAN di LINGKUNGAN INSTANSI PEMERINTAH/ SWASTA KOTA TUAL

I. Pendahuluan

a. Latar Belakang

Seiring dengan tuntutan untuk mewujudkan good governance dan akuntabel, instansi pemerintah mau tidak mau harus melaksanakan tata kearsipan secara optimal dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Ketersediaan informasi yang lengkap dan tuntutan penyediaan yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat, membuat kita semua perlu berbenah untuk melakukan perbaikan.

Kondisi pengelolaan arsip di instansi – instansi yang ada pada saat ini masih teramat jauh dari kondisi yang ideal, citra maupun apresiasi terhadap bidang kearsipan masih kurang dan kondisi seperti ini tidak boleh dibiarkan. Setiap instansi harus mulai menata arsip yang diciptakannya sesuai tata kearsipan dan ketentuan yang berlaku.

Sehubungan dengan hal tersebut maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tual sebagai lembaga kearsipan yang bertanggung jawab dibidang kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Tual menyelenggarakan Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan dilingkungan instansi Pemerintah Kota Tual dalam rangka memberikan pemahaman dasar dan ketrampilan teknis mengenai peraturan-peraturan kearsipan.

Membentuk watak dan kepribadian para petugas Pengelola Arsip sehingga mampu melaksanakan tugas-tugas bidang kearsipan dengan profesional berdasarkan pada kaidah dan kode etik kearsipan peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan dan penyelamatan bahan pertanggunjawaban penyelenggaran pemerintah daerah.

II. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan

a. Meningkatkan pengetahuan tentang kearsiapn untuk peserta dari setiap SKPD untuk dapat mengelola kearsipan secara efektif juga efesien dalam lingkungan unit kerja masing-masing.

b. meningkatkan mutu penyelenggaran kearsipan melalui peningkatan kulitas sumber daya manusia sehingga arsip sebagai sumber informasi dapat memberikan kontribusi terhadap terwujudnya pemerintahan yang bersih dan berwibawa.

2. Manfaat

Tersedianya sumber daya manusia yang dapat mengelola kearsipan yang seusai dengan peraturan yang berlaku.

III. Output Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan Lingkungan Instansi Pemerintah/ Swasta Kota Tual

1. Memberikan pemahaman secara menyeluruh pada peserta untuk menata arsip sesuai kaidah Kearsipan;

2. Peserta dapat menata arsip di instansi masing-masing sesuai dengan Undang-undang Kearsipan yang berlaku;

3. Menyelaraskan pemahaman tentang kearsipan pada Instansi Pemerintah/ Swasta Kota Tual;

IV. Pelaksanaan Sosialisasi

Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/ Swasta Kota Tual diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tual yang bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang berlangsung pada :

1. Hari/ Tanggal : Sabtu, 12 Agustus 2017

2. Waktu : 08.00 – Selesai

3. Tempat : Pandopo Yarler – Kota Tual

4. Peserta : Kegiatan Sosialisasi dihadiri 100 yang berasal dari SKPD lingkup Instansi Pemerintah/ Swasta Kota Tual.

5. Susunan Acara Sosialiasi

a. Acara Pembukaan

· Menyanyikan Lagu Indonesia Raya;

· Laporan Ketua Panitia;

· Sambutan Walikota Tual sekaligus membuka Secara Resmi Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan pada Dinas Perpustakaan Umum Daerah Kota Tual;

· Do’a;

· Istirahat;

· Penutup

b. Penyampaian Materi

c. Penutupan

A. Laporan Ketua Panitia Pelaksana

Laporan disampaikan oleh Kepala Bidang Penyelenggaraan Kearsiapn selaku Ketua Panitia, Saman H. Bandjar, S.Pi, M.Si. Dalam laporan mengatakan bahwa Arsip sebagai endapan administrasi merupakan hasil kegiatan suatu organisasi, yang didalamnya mencerminkan berbagai data dan keterangan mengenai pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan, dan merupakan bukti otentik tentang keberhasilan maupun kegagalan suatu orde pemerintahan. Sejalan dengan semakin pesatnya kegiatan pemerintahan, yang ditandai dengan semakin banyaknya surat masuk dan surat keluar yang harus ditangani, menuntut penanganan yang cepat, tepat dan akurat, sehingga arsip perlu dikelola secara profesional. Pengelolaan arsip yang profesional akan menunjang kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan penyelamatan bahan pertanggungjawaban pemerintah daerah, sebagai bagian pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah daerah.

Sehubungan dengan hal tersebut maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tual selaku leading sektor dan lembaga yang bertanggungjawab dibidang Kearsipan menyelenggarakan Sosialisasi / Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah Kota Tual, dalam rangka memberikan pemahaman dasar dan ketrampilan teknis mengenai peraturan-peraturan Kearsipan baik yang diterbitkan oleh Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah.

B. Sambutan Walikota

Sambutan Walikota disampaikan oleh yang mewakili asisten III Bidang Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kota Tual. Dalam sambutan dikatakan bahwa Arsip (Records) sebagai salah satu informasi terekam (Records Information) memiliki multifungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan didalam organisasi. Masalah yang kemudian timbul dari kondisi dan keadaan seperti tersebut diatas adalah semakin menumpuknya arsip-arsip secara tidak teratur dan tidak terkontrol. Arsip sebagai salah satu sumber informasi, membutuhkan suatu system Tata Kelola (Manajemen) yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi. Untuk itu dibutuhkan suatu manajemen arsip dinamis yang baik agar arsip dapat berfungsi sebagaimana mestinya dan dapat memperlancar perkembangan organisasi secara keseluruhan. Memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-Badan Pemerintah, Swasta atau Perorangan. Tata Kelola Kearsipan memegang peranan penting dalam memajukan suatu pemerintahan daerah, hal ini tidak dapat kita pungkiri karena dalam menentukan arah kebijakan dimasa yang akan datang perlu adanya Tata Kelola Arsip yang baik, sesuai dengan UU yang berlaku agar dalam pertanggungjawaban setiap kegiatan yang telah dan akan berjalan pada pemerintah daerah tersebut. Hal ini juga tidak dilepas pisahkan dengan penyelamatan Arsip yang bernilai sejarah dan penting dapat terjaga dengan baik.

C. Penyampain Materi Sosialisasi

1). Season Pertama

Season Pertama dibuka oleh Bapak Kahim Sudjaja, SE, MM, selaku narasumber yang didatangkan langsung dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Pusat. Dalam materi sosialisasinya, narasumber menekanan akan begitu pentingnya arsip bagi kelancaran suatu pemerintah. Hal ini juga dititikberatkan pada pengelolaan arsip yang baik dan sesuai tata kelola kearsipan. Dalam season ini pemateri memaparkan tujuan dan sasaran bidang Pembinaan Kearsipan yang mana bertujuan untuk Terciptanya Birokrasi Modern berwujud Tertib Administrasi Pemerintahan dengan Tata Kelola Arsip Berbasis TIK di lingkungan lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi Negeri), perusahaan (BUMN/BUMD), organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Sedangkan sasaran yang ingin dicapai dalam sosialisasi ini yaitu Terwujudnya pembinaan penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu melalui Sistem Kearsipan Nasional.

Narasumber juga menekankan empat (4) instrument yang harus dibuat oleh pencipta arsip didalam melakukan pengelolaan arsip yaitu; 1). Tata Naskah Dinas; 2) Klasifikasi Arsip; 3). Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA); 4). Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Kemudian materi yang diberikan menjabarkan arsip Dinamis dan Arsip Statis. ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

2). Season Kedua

Season 2 dilanjutkan setelah ISHOMA, oleh narasumber dengan mempraktekan cara pengelolaan kearsipan dengan memberikan sedikit contoh tata kelola dengan alat peraga sehingga peserta dari SKPD, Sekolah-sekolah maupun Instansi Swasta dapat memahami cara pengelolaan dalam map gantung (hang map) dan dimasukan dalam filling kabinet dan cara mengklasifikasikan pada filling cabinet tesebut. Hal ini dipaparkan agar diharapkan setiap perwakilan peserta dari masing-masing instansi setelah mengikuti kegiatan Sosialisasi ini dapat melaksanakan Tata Kelola Kearsipan pada Bidang dan Unit Kearsipan secara baik.

3) Season Ketiga

Season terakhir dipaparkan oleh Drs. Hi. Abu Darda Rumaf, selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah yang memaparkan tentang Kebijkan Pemerintah Bidang Kearsipan. Dalam pemaparannya, Narasumber merujuk pada kebijakan strategis yang akan dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah pada Pemerintah Kota Tual kedepan. Hal ini agar terdapat koordinasi antara SKPD dan Lembaga Kearsipan yang dalam hal ini adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tual, agar kedepannya Kota Tual semakin sadar arsip dan menata arsip seusai dengan kaidah dan ketentuan perundang undangan yang berlaku baik dari undang-undang kearsipan maupun dari peraturan Pemerintah. Hal-hal lain yang akan dilaksanakn oleh Lembaga Kerasipan Daerah adalah memberikan sosialisasi dan/atau pelatihan kearsipan yang akan dilaksanakan ditahun- tahun yang akan datang

D. Pentupan

Kegiatan Sosialisasi/ Penyuluhan ini ditutup secara resmi oleh Saman H. Bandjar, S.Pi, M.Si (Kepala Bidang Penyelenggaran Kearsipan) mewakili Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tual. Dengan harapan bahwa agar setiap SKPD dan Instansi Swasta dapat bekerja sama dengan Lembaga Kearsipan Daerah untuk memajukan pemerintahan dibidang kearsipan. Juga diharapkan agar dalam sosialisasi ini diharapkan membuka wawasan mengenai pentingnya tata kelola kearsipan dan memotivasi semua peserta.

Berikut adalah foto kegiatan Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah/ Instansi Kota Tual, dari Pembukaan hingga penutupan.