SISTEM PENGELOLAAN DAN PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

Arsip akan terkumpul secara alami sejalan dengan berputarnya roda organisasi. Suatu perusahan/ Lembaga Negara yang tidak memilik program menejemen arsip yang terpadu akan mengalami situasi problematis yaitu terkumpulnya arsip baik Aktif, Inaktif maupun Statis dalam suatu ruangan (Filling Cabinet, gudang Arsip dan sebagainya) dengan demikian permasalahan yang muncul adalah sulitnya menemukan Arsip ketika diperlukan, makin sesaknya ruangan penyimpanan Arsip/ unit kerja .

seiring dengan era globalisasi yang mengisyaratkan akan adanya persaingan bebas dalam berbagai bidang (termasuk records management), maka pengelolaan arsip pun harus mengikuti ketentuan, kaidah-kaidah yang berlaku sehingga bidang Kearsipan tidak sebagai barang asing di negeri sendiri.

Kearsipan masih dianggap TIDAK PENTING, hal ini tidak terlepas dari opini yang terdapat dimasyarakat (publik opinions) bahwa Arsip identik dengan sampah, tumpukan kertas yang tak berguna. Hal tersebut mestinya dibuang jauh-jauh jika tidak ingin ketinggalan dari kehidupan Kearsipan yang sudah begitu maju di negara lain (Belanda, Australia, Singapura, Kanada, Jepang, dsb)

Salah satu bidang yang tidak kalah penting dalam records management adalah pengelolaan Arsip Aktif. Dengan pengelolaan Arsip Aktif yang baik maka diharapkan akan baik pula sistem Kearsipan secara menyeluruh.

A. Pengertian

Arsip berasal dari bahasa Yunani “Archeion”, sedangkan dalam bahasa latin disebut “Archivum” yang diartikan kantor pemerintahan dan kertas yang disimpan pada kantor tersebut, yang semual diterapkan pada record atau rekaman pemerintahan (arsip). Dari kata Archeion tersebut ditemukan pula akar  kata yaitu “Arche”. Menurut Sulistyo Basuki (1996:2) dari akar kata Arche terbentuk kata baru , antara lain :

1). Archaios artinya kuno, semisal archaeology yang artinya mempelajari pelajaran kuno;

2). Archi artinya tempat utama, kekuasaan, misalnya architect artinya ahli membuat rancang bangunan;

3).  Archeian artinya kantor, gedung pemerintahan.

Sistem pemberkasan (Filling System) menurut Kenedy (1998) : Sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi (arsip) yang terdiri dari  aspek sistem seperti : Lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengindeksan, pengaturan/ penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakand alam implementasi system.

Arsip terbagi dalam 2 (dua) bentuk yang dibedakan berdasarkan penggunaannya, yaitu :

1). ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Dinamis ini terbagi dua, yaitu arsip aktif dan arsip in aktif.

a).Arsip Aktif

 Arsip yang mempunyai frekwensi penggunaan yang tinggi yang masih diperlukan oleh  unit kerja dalam suatu pemerintahan maupun swasta.

b.) Arsip Inaktif

 Arsip Inaktif merupakan arsip yang tingkat penggunaannya sudah menurun atau tidak sering digunakan.

2.  ARSIP STATIS

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

B. Klasifikasi

     Untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara aktif dan efisien diperlukan klasifikasi arsip (Records Classification). dengan melakukan hal itu maka arsip yang tercipta dan yang diterima dari instansi lain dapat diatur dan ditata sehingga penemuan kembali dapat secara tepat dan cepat.

    International Council On Archives (1988) menerangkan bahwa klasifikasi adlah penyiapan system / perencanaa pemberkasan atau skema klasifikasi untuk arsip dan pemenpatan seri arsip dan atau item kedalam rencana/ system atau skema klasifikasi.

    Skema Klasifikasi menurut ICA (1988) adalah pola pengaturan arsip berdasarkan group/ kelompok, seri dan item. System klasifikasi mempunyai sifat-sifat :

a.    Terdiri dari klas dan sub klas yang memadai yang meliptui semua fingi yang ada dan kegiatan yang didokumenkan

b.    Terminologi berasal dari fungsi atau kegatain buka dari nama unit organisasi.

c.    Terdiri dari teminologi yang jelas

d.    Mempunyai cirri-ciri tersendiri/ berisi kelas yang berlainan.

e.    Harus mempunyai suatu hierarki yang di9mulai dari konsep yang paling umum ke yang spesifik, misal : Keuangan – Laporan Keuangan – Laporang Rugi/ Laba;

f.     Sangat spesifik bagi bagi tiap-tiap organisasi;

g.    Dapat disesuaikan dengan perubahan-perubahan organisasi.

Contoh Kode/ Skema Klasifikasi

1). Berdasarkan Kode Abjad;

Adalah metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan alphabet (kode huruf), system ini disebut direct filling system artinya ; petugas arsip dapat lengsung mencari arsip yang diinginkan ke loksi tempat peyimpanan arsip.

P. Personalia

p.a   Rekruitman

p.b   Lamaran Kerja

p.c   Personal File

p.d   Kesejateraan

  p.d.a          Tunjangan

  p.d.b          Jaminan Kesehatan

  p.d.c          Lembur

2). Berdasarkan Kode Nomor

Adalah metode penyimpanan dan penemuan kembali dengan menggunakan pengenal “Nomor” atau angka sebagai kode. System ini biasa diterapkan di instansi/ perusahan yang menginginkan penemuan atau penyimpanan arsipnya berdasarkan kode nomor, missal : nomor nasabah, nomor pelanggan telepon.

00. Personalia

00.00 Rekruitman

00.01 Lamaran Kerja

00.02 Personal File

00.03 Kesejateraan

         00.03.00    Tunjangan

         00.03.01    Jaminan Kesehatan

         00.03.02    Lembur

                

3). Berdasarkan Kode Alpha Numerik

Adalah metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan gabungan huruf dan angka. Kode hurus menunjukan seri arsip, (Ketegori/ subjek), kode angka pertama berkas/ file (sub kategori/ sekunder, kode angka kedua menunjukan item (sub sub kategori/ tersier)

     Per. Personalia

       Per.00 Rekruitman

      Per.01 Lamaran Kerja

       Per.02 Personal File

       Per.03 Kesejateraan

                 Per.03.00     Tunjangan

                 Per.03.01     Jaminan Kesehatan

                 Per.03.02     Lembur

Sumber : Seri Bahan Pengajaran

Diklat Arsiparis Tingkat Ahli

ANRI
2015

Respot by : DE