Sejarah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

 

Landsarchief (1892)

Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan. Adapun landarchivaris pertama adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs adalah Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya banyak dipakai sebagai referensi bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti de Haan adalah E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937. Pejabat Landsarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942.

Pada masa pergerakan nasionalisme kebangsaan di Indonesia, terutama pada tahun 1926-1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha menangkis dan menolak tuntutan Indonesia Merdeka. Dalam rangka penolakan tersebut, Lansarchief mendapat tugas khusus, yaitu: ikut serta secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda, serta mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda. Pada tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda, yang isinya antara lain :

1. Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah;
2. Batas arsip baru adalah 40 tahun;
3. Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secara khusus menurut peraturan-peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen Landarchief di Batavia (Jakarta)

Kobunsjokan (1942 - 1945)

Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, karena pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh karena itu, Arsip Nasional RI tidak memiliki khasanah arsip pada masa pendudukan Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah Kobunsjokan yang ditempatkan dibawah Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang. Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi orang-orang Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal-usul keturunannya. Keterangan dari arsip tersebut diperlukan untuk membebaskan diri dari tawanan Jepang, jika mereka dapat menunjukkan bukti turunan orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan.

Arsip Negeri (1945 - 1947)

Secara yuridis, keberadaan lembaga kearsipan Indonesia dimulai sejak diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun demikian tidak dipungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional RI merupakan hasil dari pengalaman kegiatan dan organisasi kearsipan pada masa pemerintah Kolonial Belanda (landarchief)  dan produk-produk kearsipannya. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, lembaga kearsipan (landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, dan diberi nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun 1947 ketika pemerintah NICA datang ke Indonesia.

Landsarchief (1947 - 1949)

Sejak Belanda melancarkan agresi militer yang pertama dan berhasil menduduki wilayah Indonesia di tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil alih kembali oleh pemerintah Belanda. Nama Lembaga Arsip Negeri berganti lagi menjadi Landsarchief kembali. Sebagai pimpinan Landsarchief  adalah Prof.W. Ph. Coolhaas  yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada akhir tahun 1949. Setelah itu lembaga kearsipan kembali ketangan Pemerintah Republik Indonesia.

Arsip Negara (1950-1959)

Setelah Konferensi Meja Bundar  tanggal 27 Desember1949,  Pemerintah Belanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepada Pemerintah Republik Indonesia, termasuk  pengembalian lembaga-lembaga pemerintah. Sebagaimana tahun1945-1947, landsarchief ditempatkan kembali di bawah Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K). Pada masa pengambilalihan Landsarchief oleh pemerintah Republik Indonesia Serikat, masih diusahakan konsepsi asli tentang statusnya sebagai Arsip Negeri RIS. Hal tersebut dimaksudkan agar arsip-arsip pemerintah pusat dapat disalurkan ke Arsip Negeri RIS. Namun demikian konsep Arsip Negeri itu tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip Negara RIS.  Sedangkan sebagai pimpinan lembaga Arsip Negara tersebut adalah Prof. R. Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang asli Indonesia yang pertama kalinya memimpin lembaga kearsipan Indonesia. Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun 1957. Sebagai penggantinya adalah Drs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang menulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian ini merupakan awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, karena untuk pertama kalinya istilah Kepala Arsip Negara dipakai untuk jabatan tersebut. Nama Arsip Negara secara resmi dipakai hingga tahun 1959.

Arsip Nasional (1959-1967)

Arsip Nasional dibawah Kementerian PP dan K

Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan berbagai usaha untuk meningkatkan peran dan status lembaga Arsip Negara. Langkah pertama yang diambil adalah memasukkan Arsip Nagara dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, tanggal 24 Desember 1957. Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959.

Arsip Nasional dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962)

Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti sampai disitu. Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16 Mei 1961, penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, tugas dan kewajiban, perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, sejak keluarnya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, tugas dan fungsi arsip Nasional tidak hanya menyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan baru (dinamis).

Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus. (1963-1964)

Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan Arsip Nasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan, karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah.

Arsip Nasional dibawah Menko Hubra (1963-1966)

Pada tahun 1964 nama Kementerian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut disesuaikan dengan tugas dan fungsinya dalam mengkoordinasi kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian yang baru tersebut. Dibawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas untuk melakukan pembinaan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi tugas dan fungsiArsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961.

Arsip Nasional dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-lembaga Politik (1966-1967)

Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri No.08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Waperdam RI bidang Lembaga-lembaga Politik. Namun secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan.

Arsip Nasional Republik Indonesia (1967 - sekarang)

 

Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.

Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut;

1. Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;
2. Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-pokok Kearsipan.

Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R. Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya.  Atas usaha-usaha beliau, serta atas dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH, cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden.  Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.

Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra. Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa kepemimpinan beliau terjadi perubahan struktur organisasi yang baru dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah TK I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut, beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan; yakni merekrut pegawai baru sebagai arsiparis. Oleh karena itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya adalah tahun 1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang).

Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, beliau melanjutkan kebijakan kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud sistem kearsipan nasional yang handal, beliau mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di era reformasi, serta dalam rangka efektivitas dan efisiens, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, tugas dan fungsi, susunan organisasi dan tatakerja Lembaga Pemerintah Non Departeman. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi ANRI pun disesuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut. 

Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan trend perkembangan globalisasi informasi dimana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah di aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat.

Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program yang benar-benar disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI. Gedung layanan Publik yang berada paling depan yang merupakan ujung tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga menimbulkan kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan Internasional digiatkan dalam rangka memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI untuk belajar di luar negeri.

Apa yang dilakukan sebelumnya, juga di lanjutkan kepala ANRI selanjutnya yaitu H.M. Asichin,SH,M.Hum. yang mengembangkan kerja sama bukan hanya dengan institusi di dalam negeri melainkan juga lembaga kearsipan di luar negeri. Selain itu, di bentuk juga Balai Arsip Tsunami Aceh di Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam. Di samping itu, untuk pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 terbit peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 yang memperjelas fungsi dan peran ANRI. Berdasarkan PP tersebut, dilakukan pembinaan arsiparis yang ada di instansi pemerintah, TNI/POLRI,BUMN/BUMD dan perguruan tinggi.

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursus-kursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya.

Pimpinan Arsip Nasional RI dari Masa ke Masa

1. DR. R. Soekanto (1951 - 1957)
2. Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970)
3. Dra. Soemartini (1971 - 1992)
4. DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998)
5. DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003)
6. Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004)
7. Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009)
8. M. Asichin, S.H., M.Hum (2010 - 2013)
9. Dr. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang)

Sumber : ANRI

2017

KPK SERAHKAN ASET NAZARUDDIN SENILAI RP 24,5 M KE ANRI

 

Jakarta – Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) hari ini (28/8) menerima aset milik mantan Bendahara Umum Partai Demokrat, M. Nazarudin yang adalah terdakwa Tindak Pidana Pencucian Uang (TPPU) dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). 

Febri Diansyah yang merupakan Juru Bicara (Jubir) dari KPK memberikan penjelasan bahwa aset yang dimiliki oleh terdakwa Narzarudin merupakan hasil TPPU yang dirampas oleh KPK akan diserahkan kepada ANRI berupa tanah dan bangunan di Jalan Warung Buncit Raya Nomor 21 dan 26 RT 006/RW 003 Kelurahan Kalibata, Kecataman Pancoran, Jakarta Selatan.

Seperti yang dilansir oleh BeritaSatu.com penyerahan aset tersebut akan dilakukan secara simbolik di Hotel kartika Candra dalam acara Rakornas ANRI pada hari Selasa malam (29/8) ini. Penyerahan aset ini juga akan dihadiri oleh Menteri Keuangan Sri Mulyani dan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Asman Abnur serta pimpinan KPK. Menurut KPK bahwa aset-aset tersebut akan oleh ANRI sebagai informasi Arsip Negara terkait tindak pindana Korupsi.

"Aset akan digunakan oleh ANRI untuk pendukung kantor ANRI yang salah satunya adalah menjadi pusat informasi arsip negara dalam rangka penegakan hukum tindak pidana korupsi," katanya.

Sedikitnya ada enam bidang tanah hasil korupsi pencucian uang kedua terpidana yang kasusnya telah inkrah sejak Januari 2016. Adapun luas tanah yang akan diserahkan masing masing 600 meter persegi, 84 meter persegi, dan 100 meter persegi. Sebagian besar berada di wilayah Karawang.

Post by : DE

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN DALAM MENYUSUN ARSIP

Memilih peralatan dan perlengkapan filing Arsip merupakan dasar dari kesuksesan dalam penyimpanan dan penemuan kembali Arsip. Peralatan filing (filling equipment) merupakan  perangkat keras (seperti : Filing cabinet, rak arsip, almari arsip) yang digunakan untuk menyimpan Arsip. Perlengkapan Arsip (supplies) merupakan perangkat lunak pendukung tersimpannya arsip atktif, seperti : Folder, guide, Kartu indeks, kode label, dsb.

A. PERALATAN

Sebelum menilai untuk mempertimbangkan peralatan yang akan dipilih sebaiknya dikumpulkan informasi sebagai berikut :

     1). Tipe arsip yang disimpan. Jenis kertas atau non kertas atau kedua-duanya. Misalnya : kertas A4, Mikrofilm, Audio visual, print out computer, media optic, magnetic. Apakah arisp yang disimpan hanya kertas, atau bentuk lain utau arsip berkaitan dalam bentuk yang bermacam-macam (kertas dengan disket, audio visual, dsb). Yang disebut terakhir apakah akan disimpan dalam tempat yang sama atau secara terpisah (?)

2). Seberapa cepat arsip dapat diakses, apakah seri arsip yang satu dengan yang lain berbeda tingkat aksesnya?

3). Seberapa cepat arsip dapat ditemukan kembali (tingkat kecepatan dan ketepatan retrieval)?

4). Kemungkinan arsip dipindah tempat lain dalam suatu organisasi, dan jika ya, apakah peraltan itu cocok atau perlatan yang ada dengan mudah dipindahkan?

5). Persyaratan keamanan arsip, apakah akses terbatas pada orang tertntu, apakah arsip hanya disiap sediakan selama jam kerja dan sesudahnya harus diamankan/ disimpan ditempat yang aman?

6). Faktor lingkungan harus dipersiapkan, misal : ruangan yang bebas debu, bebas dari ancaman bahaya lain ?

7). Ruangan yang tersedia untuik peralatan, apakah ruangan dapat untuk peralatan tertentu missal : rak arsip tingkat?

Jenis-jenis Perlatan :

a). Mobile Shelving Units

      Dapat digerakan/ digeserkan baik secara manual maupun elektrik;

b). Rotary Units adalah peralatan : tempat penyimapan arsip yang dapat diputar, ini memerlukan ruangan  yang lebih sedikit dari pada Mobile Shelving diatas;

c).  Static Shelving Units

     Jika rak dengan keadaan terbuka akan memudahkan penataan berkas dan penemuan kembali Arsip. Minimum gang yang diperlukan adalah 800 mm atau 900 mm. Static Shelving Unit dapat untuk menyimpan arsip secara lateral, menyimpan binders, atau untuk menyimpan arsip dalam bentuk bermacam-macam.

B.   PERLENGKAPAN

      Dalam memilih perlengkapan maka kriteria berikut dapat dipertimbangkan :

      1. Apakah peralatan yang diperlukan siap ketika diperlukan?

      2. Apakah  perlengkapan cocok/ sesuai dengan peralatan yang tersedia?

      3. Apakah kualitas perlengkapan sudah terbukti baik atau belum diketahui?

      4. Apakah peralatan menunjang tingkat efesiensi system Kearsipan?

     5. Bagaimana perbandingan harga  perlengkapan  yang satu dengan yang lain, ini berkaitan dengan biaya yang akan dikeluarkan ?

Perlengkapan dalam pengelolaan Arsip Aktif yang digunakan antara lain :

a). Guide

     Guide adalah sekat pembatas, sebagai saran petunjuk dari bagian satu ke bagian lain, ada tiga macam Guide (Primer, Sekunder, Tertier)

  1). Guide Primer ; menunjukan bagian utama dalam file, jika Arsip masih sedikit hanya dipakai guide utama ini untuk membagi arsip dalam beberapa bagian, terletak pada posisi pertama (sub nya ada paling kiri)

  2).  Guide Sekunder; menunjukan sub bagian atau lokasi folder, terletak pada posisi kedua (tabnya ada ditempat kedua dari pinggir kiri). Menunjukan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks menunjukan urusan kegiatan, masalah khusus.

  3).  Guide Tertier; menunjukan bagian atau lokasi folder terletak pada posisi ketiga (tabnya ada di tempat ketiga dari pinggi kiri). Menunjukan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks menunjukan urusan kegaitan, sub masalah khusus.

b). Out Indikator

  Out Indikator adalah alat untuk mengganti arsip yang dipinjam, jenis Out Indikator sebagai berikut :

  1). Out Guide mengganti folder yang diambil (dipinjam) terbuat dari kertas yang agak tebal dengan lebel OUT di Tabnya;

  2).  Out Sheet : mengganti arsip yang dipinjam, diletakan di folder dimana arsip itu diambil. Dibuat dengan kertas biasa, ukuran dan bentuk sama dengan Out Guide.

c).  Folder

  Folder adalah alat untuk menempatkan/ meletakan arsip aktif, ada tiga macam folder :

      1). Folder Individual : berisi arsip dari satu disposisi paling kanan disusun sesuai urutan alphabetis/ nomor;

    2). Folder Khusus : berisi arsip yang menunjukan suatu kegiatan khusus, ditempatkan di posisi dalam pengaturannya. Folder khusus berisi korespondensi yang berkenaan dengan bagian dari subyek khusus, seperti :  Aplikasi (lamaran), pertama disusun berdasarkan nama koresponden, jika koresponden mempunyai lebih satu arsip maka selanjutnya diatur berdasarkan tanggal;

     3). Folder macam-macam : berisi arsip yang bermacam-macam koresponden kemudian diurutkan berdasar tanggal. Tanggal terbaru ada didepan. Folder ini diletakan paling belakang ditiap-tiap alphabet/ nomor.

Huruf dan label di Tab, judul atau label dari secari kertas yang ditempel pada tab folder. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan : Tidak mudah rusak, jelas, mudah dibaca.

d).  Map Arsip/ File Cover

       Map Arsip/ File Cover ada beberapa tipe map tempat penyimpan arsip.

      a). Map Gantung/ Hang Map

      b). Map Snelhecter

      c). Stopmap Folio, dll

 diharpakan agar tidak menggunakan map yang dapat membuat lubang pada arsip (terlebih khusus arsip berbahan kertas) karena akan menghilangkan informasi dan merusak arsip yang terdapat didalamnya.

 

    

      e).  Tunjuk Silang

              Tunjuk Silang adalah : catatan yang menunjukan dimana suatu bahan arsip disimpan, dan ada hubungannya dengan bahan lain ditempat lain. Ada dua Tunjuk Silang, antara lain :

           1). Tunjuk Silang Langsung : digunakan untuk satu bahan/ arsip yang mengandung informasi lebih dari satu masalah. Pada umumnya diberi tanda (X)

           2).  Tunjuk Silang Tidak Langsung : menunjukan masalah yang satu dengan yang lain saling menjelaskan/ saling mendukung, pada umumnya diberi tanda (XX).

F). Daftar Isi Berkas

     Daftar isi berkas berfungsi untuk mempermudah pencarian dalam satu (1) folder yang berisi banyak berkas sehingga setiap berkas/ Arsip apabila teratur.

Sumber : Seri Bahan Pengajaran

Diklat Arsiparis Tingkat Ahli

ANRI; 2015

Respot by : DE